V predchádzajúcich článkoch sme sa zaoberali určením cieľov, priorít a postupu práce. To všetko už máme za sebou. Čo však teraz, keď pri plnení nášho to-do listu narazíme na prvé prekážky? Najčastejšími problémami pri sústredení a dodržiavaní stanoveného plánu bývajú nepredvídané udalosti, rušivé vplyvy okolia a „zlodeji času“. Na to, ako ľahko rozlíšiť, čo si zaslúži našu pozornosť a čo nie, sa spolu pozrieme v dnešnom článku

Je viac ako isté, že každý deň nám prinesie niečo neočakávané, čo sme na svojom zozname úloh nemali. Určite to poznáte, konečne sa naplno sústredíte na jednu vec a odrazu vám na dvere klope neohlásená návšteva. Vtedy opäť prichádza na rad zázračná schopnosť vedieť priradiť činnostiam prioritu, ktorú pre nás majú. Čo je naozaj súrne a musí sa neodkladne vybaviť a čo môžeme naopak ignorovať?

Rozdeľme to na štyri

Veľkou pomôckou v tejto dileme je Eisenhowerova metóda štyroch kvadrantov. Tá rozdeľuje úlohy do štyroch skupín, pričom zohľadňuje dve hlavné kritéria: dôležitosť a naliehavosť. Pre lepšiu orientáciu medzi jednotlivými skupinami si ich môžeme označiť číslicami (1,2,3,4) alebo písmenkami abecedy (A,B,C,D). Ak máme naše úlohy v papierovej podobe, kľudne si pre ne vytvorme štyri rôznofarebné zložky. Skúsiť môžeme aj použitie rozličných zvýrazňovačiek na rozlíšenie úloh v to-do liste. Nezáleží na tom, aký systém označovania si zvolíme, dôležité je, aby sme problém, ktorý sa objaví, vedeli zaradiť tam, kam patrí a náležite sa mu venovať. 

Prehľad všetkých štyroch možností prinášame v nasledujúcej tabuľke:

Dôležitosť má vždy prednosť pred naliehavosťou

Nasledujúce príklady sa týkajú návštevy, ktorá nám zaklopala na dvere. Každý je trošku z iného súdka, ale všetky riešia situácie, ktoré takýmto vyrušením mohli vzniknúť.

NALIEHAVÉ A DÔLEŽITÉ

Pred dverami stojí neočakávaná návšteva.

Čo urobiť: Vyriešiť otázku, či vpustíme návštevu do bytu.

Ak sme v pozícii toho, ktorý otvoril „votrelcovi“ dvere, tak stojíme tvárou v tvár dileme, či ho pustiť dnu. Túto situáciu musíme riešiť okamžite a sami. Naša povinnosť odpovedať návštevníkovi je príkladom naliehavej a dôležitej úlohy.

NALIEHAVÉ A NEDÔLEŽITÉ

Návšteva je dobrým priateľom niekoho z rodiny, ale nie nás. Je potrebné sa jej venovať.

Čo urobiť: Poprosiť rodinného člena, nech sa návšteve venuje on.

Pohostinnosť je jedna vec, zdravý rozum druhá. Ak návštevník v skutočnosti ani neprišiel za nami, nenechajme si rozhádzať deň tým, že sa mu budeme naplno venovať. Pre nás predstavuje nedôležitú úlohu, ktorej splnenie môžeme nechať na toho, za kým skutočne prišiel. Žiadne pripravovanie občerstvenia alebo superrýchle upratovanie. Toto naozaj nie je naša starosť.

NENALIEHAVÉ A DÔLEŽITÉ

Návšteva prišla za nami, ale zmieni sa, že zostáva v meste na týždeň.

Čo urobiť: Určiť termín stretnutia.

Úloha stretnutia sa pre nás stáva dôležitou ak návštevník prišiel priamo za nami. Ak má však náš starý známy zmysel pre time management a medzi rečou spomenie ako dlho sa v meste zdrží, presúva tým úlohu stretnutia sa s ním do nenaliehavej roviny. Môžeme sa dohodnúť kedy spoločne strávime čas a ďalej sa venovať úlohám, ktoré sme si na dnešný deň naplánovali.

NENALIEHAVÉ A NEDÔLEŽITÉ

Na dvere nám klope najmenej vítaný človek na svete.

Čo urobiť: Hlavne neotvárať :-)

To by bolo jednoduché však? Bohužiaľ to takto nefunguje a do poslednej skupiny nepatria len činnosti, ktoré sú nám nepríjemné. Pozeranie televízie, surfovanie na internete či nezáväzný pokec. Všetky tieto veci majú pre splnenie našich cieľov len minimálny, ak vôbec nejaký význam. Mali by preto tvoriť najmenšiu časť z celkového objemu denných činností.

Medzi najväčších zlodejov času a zástupcov kvadrantu nenaliehavých a nedôležitých (no napriek tomu vykonávaných) činností patria určite sociálne siete a čas strávený za počítačom. V nasledujúcom článku sa zameriame na to, ako tieto aktivity obmedziť a čo najlepšie využiť čas, ktorý im denne venujeme. Sledujte nás.

Nezabudli ste sa zapojiť do súťaže o veľké jesenné upratovanie zadarmo? Ak áno, rýchlo to napravte vyplnením krátkeho dotazníka.